Külföldi kiküldetési program avagy a sikeres munkavállalói megtartás kulcsa
5 perc elolvasni
2023.04.26.
#1LIFE
PÁLYÁZÓ CÉG NEVE:
Dana Hungary Kft.
Nagyvállalat
PÁLYÁZAT CÍME:
Külföldi kiküldetési program avagy a sikeres munkavállalói megtartás kulcsa
A PROJEKT RÖVID BEMUTATÁSA
Mi a pályázatban bemutatott projekt / megoldás előzménye, oka? Milyen üzleti problémát akartok / akartatok megoldani vele? Milyen szükségletek hívták elő?
Telephelyeinek mindegyike a győri régióban található, közel a nyugati határhoz. Munkavállalóink felmondásának oka sok esetben a vonzó külföldi lehetőség volt, ami miatt elvesztettük a tapasztalt munkaerőt. Munkavállalóink megtartása, elégedettségük növelése és a munkavállalói élmény stratégiai fontosságú számunkra. Ezért létrehoztunk egy új megközelítést, ahol kollégáink kipróbálhatják magukat külföldi munkakörnyezetben nagyon vonzó juttatási csomaggal, ezzel csökkentve a fluktuációt.
CÉLOK ISMERTETÉSE
Írd le milyen vállalati környezetben, milyen céllal, milyen elvárások mentén indult el a nevezett HR aktivitás. Amennyiben pontos célszámokat, KPI-okat (Key Performance Indicator) is meghatároztatok, írd le ezeket is!
A képzett szakember gárda megtartása az első számú stratégiai célkitűzésünk. Ennek eléréséhez definiáltunk konkrét projektcélokat: a külföldi munkavállalás miatti fluktuáció 50% csökkentése, karrierfejlődés miatti elvándorlás 20%-os csökkentése, és a kollégák szakmai fejlesztése.
Továbbá annak érdekében, hogy az eredmények jól merhetőek legyenek, meghatároztunk egy minimum létszámot (100 fő), akik 2 éves projekt alatt a kiküldetésben részt vesznek.
MEGVALÓSÍTÁS KULCS ELEMEI, LÉPÉSEI
Írd le a HR aktivitás pontos menetét! Milyen alapgondolatok mentén zajlott a megvalósítási
stratégia kialakítása? Mi volt a stratégia, amivel a fenti célokat el kívántátok érni? Milyen
lépésekben zajlott a megvalósítás?
A Dana folyamatosan bővül és folyamatos fókuszban van a kollégák megtartása. Számos munkavállalói élmény programot vezettünk be, de egy idő után egy merőben más megközelítésre volt szükség. Mélyinterjús kilépőbeszélgetések és kilépési kérdőív segítségével vizsgáltuk a kilépők indokait, akiknek közel fele attraktívabb juttatási csomag (gyakran külföldi munkalehetőség) miatt távozott. A Dana egy globális vállalat, számos telephellyel rendelkezik világszerte. Európára fókuszálva arra gondoltunk, hogy felvesszük azokkal a külföldi gyártó lokációkkal a kapcsolatot, ahol munkaerőhiánnyal küzdenek. Megállapodtunk velük, hogy egy üzletileg win-win megoldással és új megközelítéssel mindkét fél stratégiai problémáit tudnánk orvosolni. Több külföldi telephely is azonnal nyitottá vált, üzleti utazások során felmértük az erőforrás igényt, a szakmai elvárásokat. Vizsgáltuk annak lehetőségét is, hogy angol nyelvtudás hiányában mely területekre tudunk dolgozókat kiküldeni. A 4 gyár igazgatójának és az operációs vezetőknek bemutattuk a programjavaslatunkat, az általunk elérni kívánt megtartási, fejlesztési célkitűzéseket, és ismertettük milyen egyéb előnyei lennének a projektnek. A vezetőink alapvetően támogatóak voltak, de tartottak attól, hogy lesz biztosítva számukra a létszám. Biztosítottuk őket, hogy kiküldendő létszámmal megegyező mértékben előzetesen a gyárak létszámát is bővítjük. Ismertettük, hogy a programban részvevők legkésőbb 6 hónap után visszatérnek, és újból támogatják a helyi operációt. Megvizsgálnunk a HR osztály leterheltségét, a programhoz tartozó új HR feladatokat és a kiküldetéshez kapcsolódó jogszabályi előírásokat. Meghirdettük a kiküldetési programot egységesen minden telephelyen, és elkezdtük az interjúztatásokat, szakmai teszteket lebonyolítani. A kiküldetés időtartama alatt a dolgozók külföldi pozíciójuknak megfelelő juttatásban részesülnek. Ezen kívül vállalati autót, szállást, biztosítást, napi egy meleg étkeztetést biztosítunk.
EREDMÉNYEK
Írd le milyen eredményeket értetek el a pályázati HR aktivitással? Milyen volt a lebonyolítás fogadtatása szervezeten belül / kívül? Amennyiben meghatároztatok előre KPI-okat, mennyire sikerült ezeket teljesíteni? Milyen hatást gyakorolt az aktivitás a szervezetre?
A programmal 150 dolgozó jutott ki külföldre és 115 dolgozó jelezte szándékát, hogy bármikor szívesen részt venne újra a kiküldetési programban. A program 3 havi rotációban működik, a 2022-es évben több mint 54000 munkaórát dolgoztak kiküldetésben kollégáink. Elértük a célt, miszerint szerettük volna, hogy 100 dolgozó vegyen 2 év alatt részt a programban. Dolgozóink sikeresen integrálódtak a külföldi gyáregységekbe, és a mai napig működő kapcsoltakat építettek fel szakmai és privát részről. A legtöbben elsajátítottak alap vagy akár közép szintű angol kommunikációt és a mai napig virtuálisan tartják a kapcsolatot a kiküldetés során megismert új barátaikkal. Az elmúlt 2 évben visszatért kollégák 25%-át szakmai promócióval tudtuk továbbfejleszteni és karrierjében segíteni. Mindezeknek köszönhetően mindkét további stratégiai célkitűzésünk teljesült: a külföldi munkavállalás miatti fluktuáció 70%-kal csökkent, a karrierfejlődés miatti elvándorlás pedig 23%-kal mérsékelődött. A program fogadtatása vegyes volt a szervezetben első nekifutásra a vezetőink körében, hiszen 3 -6 hónapra a kiküldetésben dolgozók kiestek a helyi szervezetből. Emiatt nehezen akarták kiengedni a munkavállalókat, számos megbeszélés és egyezkedés kellett ahhoz, hogy a vezetőink meglássák a program miatti középtávon jelentkező pozitív hatásokat. Ugyanakkor a kiküldetésében részvevők visszaintegrálása nagyon gördülékenyen ment és az extra tapasztalataiknak köszönhetően a visszaérkezett kollégák szinte azonnal, jóval hatékonyabban és eredményesebben végezték munkájukat, mint a kiküldetés előtt. Az első eredmények láttán a vezetőség hozzáállása nagyon támogatóvá vált és teljes mértékig biztosított volt. Mind a dolgozók, mind a vállalat vezetőségének visszajelzése alapján a program maximálisan hozta az elvárt eredményeket. Az Európai felső vezetéstől azt a felkérést kaptunk, hogy a programot bővítsük ki teljes európai szintre amire jelenleg több mint 100 kollégánk azonnal nyitott lenne.
ÜZLETI HATÁS
Írd le, milyen hatást gyakorol a projekt / megoldás az üzletmenetre? Milyen előnyökre tehet szert ezáltal a vállalat a piacon?
A programot úgy építettük fel, hogy a gyártási üzletmenet a kiküldetések miatti munkatársi forgatások ellenére is hatékony maradjon vagy még hatékonyabban legyen. Végig kellett gondolni a dolgozók forgatását és visszaintegrálását. Tehát, akik kimentek külföldre és hazajöttek, ők ugyanabba, vagy gyakran egy magasabb pozícióba kerültek vissza a megszerzett többlet tapasztalatnak köszönhetően. A nemzetközi tapasztalattal olyan szakmai tudásra is szert tettek, amit kamatoztatni tudtak magasabb pozíciókban. A program operátor, koordinátor, karbantartó, minőségügyi technikus, mérnökasszisztens, mérnök, logisztikus munkatársak mellett lehetőséget biztosított a Dana egyetemi gyakornoki program résztvevőinek is, akik a végzés utolsó évében jártak és a kiküldetés után kivétel nélkül minden gyakornokot sikerült főállású munkaviszonyba felvennünk. A fluktuáció csökkentése mellett 10 %-al tudtuk csökkenteni a toborzási költségeinket hiszen a magasabb munkakörökbe sok esetben külső toborzás helyett a kiküldetésből visszatérő kollégákat tudtuk kinevezni. Ez egy olyan üzleti előny, amire a program indításakor nem is gondoltunk. 15 %-al csökkent a munkaerő közvetítés költsége a belső kinevezések miatt. A nyelvi képzés költségei 12 %-al csökkent, mert a „real life” külföldi környezet hatékonyabban működött az idegen nyelvi készségek fejlesztésére. A kiküldötteknek külföldi színvonalú juttatási csomagot adtunk, ennek ellenére Mo-on nem jelentett többletköltséget, mert a külföldi telephely fizette a munkatársak költségeit, mivel a külföldi telephelyen elérhető lokális munkaerőnek is ugyanazokat a juttatásokat fizetnék. Emellett a külföldi telephelyeken sokkal költségesebb a betanítás, így a már tapasztalt munkaerővel minden kiküldött esetében 1000 EUR betanítási költséget tudtunk régiós szinten megtakarítani. A legfontosabb üzleti előnyt a munkaerőpiacon értük el, mert ez a program annyira vonzó a régióban, hogy 30 %-al több gyakornok, termelési munkatárs jelentkezett 2022-ben.
TANULSÁG
Mi volt a legnagyobb kihívás a projekt során? Mit csinálnátok másképp? Mi volt a legnagyobb tanulság a projektből?
Első kihívásunk az volt, hogy a vezetőséggel elfogadtassuk a programot, akik nagyon ragaszkodtak a már meglévő munkatársaikért, és nem szerették volna a jól működő folyamatok hatékonyság csökkenését a munkatársi forgatás miatt. Ezt követően a dolgozók külföldi gyárba történő integrálása. Amikor a program elterjedt a vállalatnál, és visszaérkeztek az első csapatok hirtelen megnövekedett a jelentkezők létszáma. Erre nem voltunk felkészülve HR oldalról, hirtelen megduplázódott a HR leterheltsége, de ezzel párhuzamosan csökkent a fluktuáció és így a toborzási igény is. Ehhez a programhoz minden eddiginél nagyobb felelősséget vállalt a vezetőség és a HR terület, hiszen nem csak a magyar, hanem a külföldi telephelyek eddig bevett folyamatait is változtatnunk kellett. De egyértelmű és következetes szabályzás mellett jól működik már 2 éve. A legnagyobb tanulság, hogy a HR-nek szükséges néha a teljes módszertanát megváltoztatni, hogy igazán átütő sikereket tudjon elérni.
A SIKER TITKA
Mi az az 1 megkülönböztető jegy, amitől igazán sikeres lett a projekt?
A siker egy állapot, amit önmagunkban érzünk, és amit vezető ként a csapatunkkal éreztetünk. Ha vezető ként hiszel abban, hogy sikerre viszed a projekted, akkor a csapat is hinni fog a sikerben. A projektünk azért sikeres, mert 100 %-ban hittünk abban – a termelési vezetőség minden projekt eleji kétkedése ellenére-,hogy tudjunk biztosítani minden folyamathoz a szükséges támogatást, és a csapaton belüli kommunikáció jól fog működni. Ettől erősebb lesz a teljes szervezet, nem csak lokális, hanem regionális szinten. Minden nehézségben segítettünk egymásnak, és együtt néztünk szembe az új kihívásokkal, amik mindig akadnak egy ilyen projekt esetében. 2022 január elején a vállalatcsoport elnöke látogatás tett először Belgiumban, aztán Magyarországon. A belga gyár (ahova a legtöbb munkatársat kiküldetésbe szerveztük) nagyon pozitív visszajelzése után, és az elért üzleti eredmények alapján azt a célkitűzést tette, hogy 2023-ban,hogy EU-i üzleti modellt dolgozzunk a teljes EU-i bevezetésre.
KOMMUNIKÁCIÓ
Milyen belső és külső kommunikációs eszközöket alkalmaztatok a projekt megvalósítása során? Milyen eredménnyel? Miben és mennyiben járult hozzá a projekt sikerességéhez?
Belső vállalati kommunikációt használtunk, hogy elérjük a munkatársakat. Kialakítottunk egy külön brand-et a külföldi kiküldetési projektre, és kiküldetéses kollégáink hirdették a programot. A programról a médiában is beszámoltunk, hogy a dolgozók és családtagjaik külső forrásokból is halljanak a programról. Nem csak belső álláshirdetéseket, hanem előzetes engedélyeztetés után célirányos email üzeneteket küldtünk ki a dolgozók privát e-mail címére. Ezen kívül minden gyáregységünkben a havi dolgozói tájékoztatókon mindig beszámoltunk a projektről, és felhívtuk a figyelmet a lehetőségre. Az indításkor kaptunk jelentkezőket, de nem annyit, amennyit vártunk, de így is el tudtuk indítani a projektet. Amikor az első csapat 3 hónap után visszaérkezett, és elkezdtek a dolgozók mesélni egymásnak az érdeklődés nagyon megnőtt. Ezzel egy új kommunikációs csatornát azonosítottunk, a dolgozók közötti spontán belső kommunikációs csatornát. Rájöttünk, ha a saját dolgozóink mesélnek egymásnak sokkal gyorsabban terjednek az információk, bár azt is észre kellett vennünk, hogy ilyen esetben az információ nem fedi teljesen a valóságot. A projekt során a dolgozókkal Teams-en, telefonon, e-mailen, illetve személyesen, üzleti utazások beiktatásával tartottuk a kapcsolatot, illetve volt minden műszakban egy koordinátorunk, aki ugyanúgy részt vett a kiküldetésen és segítette a kinti vezetőség és dolgozók közötti nyelvi nehézségek okozta kommunikációt. Illetve ő volt, aki napi szinten személyesen felügyelni tudta a projekt működését. A dolgozók egy hot line e-mail címen, hot line telefonszámon tudtak érdeklődni a kiküldetéssel kapcsolatosan. Azt el kell mondjuk, hogy ezek a kommunikációs módszerek nem az elejétől működtek jól, hanem folyamatosan fejlesztettük ki a dolgozói visszajelzések alapján. Ezen kívül 2 hetente projekt meetingünk is volt a futó pontok megvitatására.
AKIK NÉLKÜL NEM JÖHETETT VOLNA LÉTRE
Nevezz meg a folyamatban részt vevő kollégákat. Írd le mit tett hozzá a folyamathoz!
Projektvezető, aki a létszámokat egyezteti, a feladatokat kiadja, nyomon követi és ő a first point of contact a külföldi gyárak HR csapata és a vezetősége irányába. Ő választja ki a kiküldetésben részvevő kollégákat, és ügyel a jogi megfelelésre. A bérszámfejtő, aki az admin. feladatokat és a bérszámfejtést koordinálja. A koordinátor, aki a kommunikációs összekötő. A Flottakezelő az autók ügyintézéséért, és utazásszervezésért felel. Egy csapat, egy cél! Mindenki munkája ugyanolyan fontos! 🙂
