Újra együtt! A Chief Hybrid Officer színre lép!
5 perc elolvasni
2023.04.26.
PÁLYÁZÓ CÉG NEVE:
CIB Bank Zrt.
Nagyvállalat
PÁLYÁZAT CÍME:
Újra együtt! A Chief Hybrid Officer színre lép!
A PROJEKT RÖVID BEMUTATÁSA
Mi a pályázatban bemutatott projekt / megoldás előzménye, oka? Milyen üzleti problémát akartok / akartatok megoldani vele? Milyen szükségletek hívták elő?
A történetünkről alkotott film előzetese így szólna: amikor 2 évvel a járvány kirobbanása után elkészül az új irodaház és a hibrid világ eljövetelét már nem lehet elkerülni, a Chief Hybrid Officer egy különös feladatot kap a CIB-től. A fura papucsos avatár hezitálás nélkül elvállalja a munkát és élete kalandjára indul. Tarts velünk és ismerd meg a Chief Hybrid Officer igaz történetét a közösség erejéről, a valódi tudás megosztásáról, a titkos képletekről és az irodai újrakezdésről.
CÉLOK ISMERTETÉSE
Írd le milyen vállalati környezetben, milyen céllal, milyen elvárások mentén indult el a nevezett HR aktivitás. Amennyiben pontos célszámokat, KPI-okat (Key Performance Indicator) is meghatároztatok, írd le ezeket is!
2022-ben felújítottuk a székházunkat, egy épületbe költöztünk és megkezdődött a munkatársak visszatérése az irodába (60% otthon, 40% iroda). Céljaink: (1) visszahozni az új irodai környezetbe a közösségi élményt. (2) Szerethető módon, innovatívan, márka hűen és hatékonyan átadni a hibrid munkavégzéshez kapcsolódó tudást.
KPI: A dolgozók több, mint 80%-a mondja azt a felmérésünkben, hogy a hibrid megbeszélések hatékonyak. Min. 400 fő vegyen részt az irodai visszatérést támogató programban.
MEGVALÓSÍTÁSI KULCS ELEMEI, LÉPÉSEI
Írd le a HR aktivitás pontos menetét! Milyen alapgondolatok mentén zajlott a megvalósítási stratégia kialakítása? Mi volt a stratégia, amivel a fenti célokat el kívántátok érni? Milyen lépésekben zajlott a megvalósítás?
A feladatra dedikált munkacsoportban a helyzet és a célok tudatában megalkottunk egy kitalált, virtuális felsővezetői avatárt, ő a Chief Hybrid Officer (CHO), a projektünk kulcsfigurája. Szigorúan papucsban és nyakkendőben látható, mindent tud a CIB-ről, nagyon érti a fiatalok nyelvét és egy ,,élő” employer branding szakértő. A CHO áprilisban elindította az egy hetes ,,Hello Office!”-nak elkeresztelt offline közösségi programsorozatot és a blogsorozatában a hibrid világot érintő technikai tippekről, és a hibrid értekezlet vezetéséről posztolt. Hello Office! Célunk a munkatársak bevonása, új közösségi élmények létrehozása, a felújított székház felfedezése és megünneplése volt. Egy héten át minden nap, különböző idősávokban különleges programokkal vártuk a kollegákat. Hallgattunk improvizációs előadásokat, társasjátékoztunk az új közösségi terekben, részt vettünk flash mob koncerten, relaxáltunk irodai jógán, üzenetfalon osztottuk meg egymással az élményeket, játékosan felfedeztük és birtokba vettük a székházat (részletes program csatolva) CHO által jegyzett 8 részes blogsorozatot a központi területen dolgozó összes kollega megkapta. A blogok könnyen olvashatóak, rövidek, szerethetőek, viccesek, lazák, könnyedek és a fiatalok számára könnyen ,,emészthetőek” voltak. Megismertük a nemzetközi ,,TADOJAKA” modellt, a Teams kollaborációs funkcióit, az új tárgyalófoglaló rendszert, a hibrid működés égető dilemmáit, a meeting facilitálás legfontosabb fogásait, a megbeszélésekhez szükséges idő kiszámításának titkos képletét és, hogy mikor kell egyáltalán meetinget szervezni (blog példák csatolva). A teljes projekt 2022 áprilisában valósul meg és a bank vezetőségének teljes támogatását élvezte. A blog és a HELLO Office programsorozat tartalmát a HR készítette. A hibrid működésre való átállással és a székház felújításával kapcsolatban tudatosan két dolgozói felmérést is végeztünk (januárban illetve júniusban).
EREDMÉNYEK
Írd le milyen eredményeket értetek el a pályázati HR aktivitással? Milyen volt a lebonyolítás fogadtatása szervezeten belül/kívül? Amennyiben meghatároztatok előre KPI-okat, mennyire sikerült ezeket teljesíteni? Milyen hatást gyakorolt az aktivitás a szervezetre? Milyen visszajelzések érkeztek az aktivitással kapcsolatban?
Egy igazán szerethető projektet valósítottunk meg. A 2022 júniusban készített dolgozói felmérésünk eredményei:
- A dolgozók 89%-a szerint a hibrid megbeszélések hatékonyak. Ezzel az első célunkat teljesítettük (min. 80%).
- 85% különösebb nehézség nélkül élte meg a hibrid munkavégzésre való átállást.
- 74% érezte úgy, hogy a munkakörülményei javultak a felújítás után.
- 72% szerint az új körülmények hozzájárulnak a hatékonyabb munkavégzéshez.
További eredményeink:
- Az egy hetes Hello Office! programsorozaton 450 résztvevő jelent meg. Így a projekt elején meghatározott második célunkat is elértük (min. 400 résztvevő).
- A Hello Office és a CHO projekt tanulságait idén az anyavállalat nemzetközi magazinjában publikáltuk, így lehetőséget kaptunk arra, hogy a tapasztalatainkat nemzetközi szinten osszuk meg.
- A visszajelzések szerint a blogok tartalmával, stílusával és a kidolgozott programokkal a fiatalabb generációkat is elértük.
- A kommunikáció kialakításában sikerrel alkalmaztuk a CIB Csoport hosszú évek óta stabilan épített ,,CIB Spirit” belső márkakereteit, mind az arculat, mind a stílus tekintetében.
- Sikerült innoválnunk is, hiszen ezt megelőzően nem volt még felsővezetői avatár, blogsorozat a CIB-ben.
- A Kollegákat több szinten sikerült bevonni: Hello Office programokban résztvevőként, a felmérésekben válaszadóként és a blogok kapcsán olvasóként.
- Megtanultuk a HR-en a blog írás módszertanát és haladó tartalomgyártók lettünk. Ez pedig tovább javítja majd más projektekben is a hatékonyságunkat.
- Hello Office programsorozatban részt tudtak venni a különleges munkarendben dolgozók és a részmunkaidős kollegák is, mert figyelembe vettük a 40% – 60% – os irodai munkavégzési arányt (minden nap volt program) és a programokat napon belül is változatos idősávokra tettük.
- A visszajelzések azt mutatták, hogy a kollegák szívesen látnának a Hello Office-hoz hasonló közösségépítő irodai programot , illetve várják a CHO blogsorozatának folytatását.
ÜZLETI HATÁS
Írd le, milyen hatást gyakorol a projekt / megoldás az üzletmenetre? Milyen előnyökre tehet szert ezáltal a vállalat a piacon?
A téma fontosságát jól jelzi, hogy 2022-ben a CIB Bank menedzsment szintű 3 prioritása közül az egyik a munkatársaink jólétének biztosítása, melyhez a személyes kapcsolatok erősítése és az új hibrid munkakörnyezethez való alkalmazkodás meghatározó mértékben járul hozzá. Akik ismerik szervezetünket pontosan tudják, hogy a CIB-ben nagy hagyománya van a közösségi programoknak, amelyekre a kollegák is büszkék. Már a COVID hullámok időszaka alatt világossá vált, hogy stratégiai fontosságú a kollegák motivációjának, csapathoz való tartozás érzésének a fenntartása. Ezzel a projekttel hozzájárultunk a CIB Spirit munkáltatói márkának belső és külső megerősítéséhez, ami tovább erősíti a munkaerőpiaci pozíciónkat. Amellett, hogy a CIB rendkívül válságálló, az ilyen kezdeményezéseknek is köszönhető az, hogy a mostani tudásunk szerint a 2022-es üzleti évet is nyereséggel zárja majd a bank. Az üzleti sikerességünkhöz nagy mértékben hozzájárul az is, hogy milyen mértékben tudjuk kiaknázni a hibrid munkakörnyezet adta lehetőségeket, illetve a vezetőink és kollegáink mennyire tudják a mindennapokban hatékonyan alkalmazni a megváltozott munkavégzési módhoz kapcsolódó technikai tudást. A projekt üzletre gyakorolt hatását megsokszorozza az is, hogy az itt szerzett tapasztalatokat tovább visszük egyrészt a CIB-en belül, másrészt az országhatárokon túl. Ennek részeként fentarthatósági és ESG témákkal tér vissza hamarosan CHO blogsorozata a CIB-ben. A nemzetközi terjeszkedés kapcsán pedig az anyavállalatunk, az Intesa Sanpaolo a ,,Global HR Core System” nemzetközi program változásmenedzsment al-projektjébe veszi át a CHO CHO koncepcióját. További célunk, hogy a belső felmérésünk eredményeit még mélyebben elemezzük, hiszen több kérdés esetén találtunk szignifikáns különbségeket az egyes divíziók között. Ez a mélyebb szintű elemzés nagyban segít abban, hogy az eddigieken túl célzottabb kezdeményezéseket tudjunk kitalálni és megvalósítani.
TANULSÁG
Mi volt a legnagyobb kihívás a projekt során? Mit csinálnátok másképp? Mi volt a legnagyobb tanulság a projektből?
Nem szépítjük: a kétéves otthoni munkavégzés kényelme után a munkatársak irodai visszatérését tartalmazó döntés nem volt mindenkinél népszerű. Kihívás volt, hogy változatos és érdekes programokat tudjunk kínálni 5 napon keresztül, minél magasabb részvétel aránnyal. Mindezeken túl még egy új, hibrid munkamódszert is át akartunk adni a kollegáinknak. Kifejezetten szerettük volna, ha fiatalabb generációt is meg tudjuk szólítani és őket is nagy számban viszont tudjuk látni az irodában. A legnagyobb tanulság az, hogy kreativitás és bátorság nélkül nem megy, keresni kell az innovatív és alternatív megoldásokat. Az újdonság ebben a projektben a CHO avatár, a blogsorozat és a felújított székház paramétereihez illeszkedő programsorozat megvalósítása volt. HR-es ként megtapasztaltuk azt is, hogy milyen nehéz blogsorozatot írni és milyen sok időt és erőforrást igényel. Ha újrakezdenénk ezt a projektet, akkor sokszínűségi szempontok miatt a CHO női karakter lenne.
A SIKER TITKA
Mi az az 1 megkülönböztető jegy, amitől igazán sikeres lett a projekt?
A sikerhez 3 összetevő hatékony harmonizációja szükséges: üzleti szempontok, innovatív gondolkodás és a dolgozói közösség. Több, mint 10 éve ennek jegyében valósítjuk meg programjainkat, hiszen a CIB egyszerre közösség, innováció és üzlet (Community, Innovation, Business). Magától értetődőnek kellene lennie, de lássuk be, ritkán van ilyen: igenis sikerre lehet vinni még egy ekkora léptékű komplex változást is (költözés, irodai visszatérés, hibrid munkavégzés megismerése), ha van felsővezetői támogatás, ha ha végig odafigyelünk a valódi bevonásra és ha a változásmenedzsment folyamatot szerethetően, hatékonyan és márka hűen sikerül megvalósítani.
KOMMUNIKÁCIÓ
Milyen belső és külső kommunikációs eszközöket alkalmaztatok a projekt megvalósítása során? Miben és mennyiben járult hozzá a projekt sikerességéhez?
A projektben színes és változatos kommunikációs eszközöket használtunk azért, hogy elérjük, megszólítsuk és aktivizáljuk a kollegáinkat. Az alábbiakban felsoroljuk a kommunikációt támogató eszközöket, megoldásokat:
- eDM, all staff levelek
- Rendszeres Intranet hírek és összefoglalók
- Speciális Intranet aloldal a Hello Office & CHO kezdeményezéshez
- Programsorozat összes hírét a kollegák a mobiltelefonjukon is olvashatták (IntrApp)
- Plakátok az irodában
- Üzenőfal
- Két Kérdőív a székházban dolgozók körében
- Speciális blogpostok a kitalált felsővezetői avatártól (CHO)
- Chief Hybrid Officer a saját mailbox-ból küldte a blogokat (chief.hybrid.officer@cib.hu)
- Welcome csomag a felújított irodaházba költözőknek
- Változatos programok: koncert, jóga, kávéház, kihívások, előadások
- Mood videó a projektről
- Projekt összefoglaló a nemzetközi WhatsUp! magazinban
- Külső kommunikáció (Linkedln)
AKIK NÉLKÜL NEM JÖHETT VOLNA LÉTRE
Nevezz meg a folyamatban részt vevő kollegákat. Írd le mit tett hozzá a folyamathoz!
- Kiss Adél (Hello Office programsorozat tervezése, megvalósítása)
- Szombati Beatrix (Hello Office programsorozat tervezése, megvalósítása)
- Jablonkay János (Blog írás)
- Hódi Attila (Blog írás)
- Bohátka Eszter (marketing-kommunikáció támogatás)
- Kulcsár Zoltán (projekt felelős)
- Chief Hybrid Officer??
