JÁTÉKOSÍTOTT PREBOARDING PROGRAM BEVEZETÉSE AZ MKB BANKNÁL
5 perc elolvasni
2023.04.26.
MKB Bank Nyrt.
Nagyvállalat
PÁLYÁZAT CÍME:
JÁTÉKOSÍTOTT PREBOARDING PROGRAM BEVEZETÉSE AZ MKB BANKNÁL
A PROJEKT RÖVID BEMUTATÁSA
Mi a pályázatban bemutatott projekt / megoldás előzménye, oka? Milyen üzleti problémát akartok / akartatok megoldani vele? Milyen szükségletek hívták elő?
A digitális térben zajló Játékosított Preboarding Programot indított a Magyar Bankholding 2022. október elején, melynek fókuszában a három kereskedelmi bank, az MKB, a BB és a Takarékbank jelenleg is zajló
fúziója során az onboarding folyamatok újragondolására és az új stratégiai célokhoz történő illesztésére került sor. A helyzet megoldására a digitalizációs stratégiánkba illeszkedve egy újszerű gamification bevezetése mellett döntöttünk.
CÉLOK ISMERTETÉSE
Írd le milyen vállalati környezetben, milyen céllal, milyen elvárások mentén indult el a nevezett HR aktivitás. Amennyiben pontos célszámokat, KPI-okat (Key Performance Indicator) is meghatároztatok, írd le ezeket is!
A Játékosított Preboarding Program bevezetésének hármas célja volt:
1. Erősebb munkavállalói elköteleződés kialakítása.
2. A próbaidő alatti felmondások számának 50 százalékkal történő csökkentése.
3. A betanulási idő csökkentése, a tudás átadás edutainment (szórakoztatva oktatás) jellegű megközelítésének bevezetése a munkamódszereink közé. Ehhez a fent említett KPI-ok is meghatározásra kerültek.
MEGVALÓSÍTÁS KULCS ELEMEI, LÉPÉSEI
Írd le a HR aktivitás pontos menetét! Milyen alapgondolatok mentén zajlott a megvalósítási stratégia kialakítása? Mi volt a stratégia, amivel a fenti célokat el kívántátok érni? Milyen lépésekben zajlott a megvalósítás?
1. A service design módszertan segítségével először kutatást végeztünk a 2021. szeptember és 2022.március között belépett kollégák bevonásával. Ezen mélyinterjúk rámutattak a beavatkozást igénylő fájdalompontokra, melyek szerint a preboarding szakaszban – mely az ajánlat elfogadásától a belépés napjáig tart – sokkal több kommunikációra, kapcsolattartásra, információra van szükség ahhoz, hogy az újonnan csatlakozók elköteleződését megnyerjük.
2. A preboarding során célunk volt, hogy a banki tapasztalat nélkül a szervezetünkhöz csatlakozó kollégák számára is megkönnyítsük az első napokat, így jelentős tudás átadással terveztük a preboarding időszakot.
3. Bevontuk a tudásanyag birtokos érintett szervezeti egységeket a program tartalmi elemeinek elkészítésébe.
4. A megszerzett tudás bázist átadtuk a külső partner számára, aki a digitális környezetet lefejlesztette.
5. Az első pilot verziót a 80 fős nagyköveti csapatunk és a 300 fős gyakornoki csapat tagjai több körben tesztelték. A tőlük kapott visszajelzésekkel pedig folyamatosan finom hangoltuk a rendszert.
6. A Programot a hosszútávú stratégiánkhoz igazítva úgy alkottuk meg, hogy beépítettünk egy kérdőíves rendszert, így lehetőség nyílik az állandó fejlesztésre és a változó környezethez való igazításra, illetve az
érkező feedbackek alapján történő átalakításra.
7. Az eddigi eredmények és a szakmai visszajelzések tükrében, valamint HR-folyamataink digitalizációs célkitűzéseihez igazodva, a Preboarding Program készíti elő az onboarding folyamat további szakaszainak játékosítását. Önmagában a Preboarding Program is újszerű a HR szakmában, de az igazi egyediség a játékosításban, a gamifikációban rejlik. A Programban a játékosítás minden elemét (küldetés, verseny, pontszerzés, feladatok, cél, nyeremény) felhasználtuk, hogy bevonjuk a résztvevőket, izgalmas kerettörténetben 9 helyszínen és 19 témakörben adhassuk át a szükséges információkat.
EREDMÉNYEK
Írd le milyen eredményeket értetek el a pályázati HR aktivitással? Milyen volt a lebonyolítás fogadtatása szervezeten belül / kívül? Amennyiben meghatároztatok előre KPI-okat, mennyire sikerült ezeket teljesíteni? Milyen hatást gyakorolt az aktivitás a szervezetre? Milyen visszajelzések érkeztek az aktivitásokkal kapcsolatban?
A Játékosított Preboarding Program a tesztelést követően 2022. október elejétől minden ajánlatot elfogadó kolléga részére elérhetővé vált. A tesztelés során saját kollégáink lelkesen fogadták a Programot és azt jelezték vissza, hogy sok új tudással gazdagodtak, élvezték az újszerű információ átadási módot, a grafikai megvalósítást, a kerettörténetet, a nyomozást. Az újonnan csatlakozó kollégáktól minden esetben visszajelzést kérünk a Programba beépített kérdőíves fórumon. Fontos számunkra az, hogy az ügyfélélményt nyomon kövessük. A kérdőívben a rendszer használatával, grafikájával, tartalmával, felépítésével, típusával kapcsolatos kérdésekre válaszolnak a kollégák. Csatolmányként megtalálható az eddigi válaszadások összesítése, mely azt mutatja, hogy 1-5-ös skálán 4,8-ra értékelik a felhasználók a Programot minden kérdés körben. Előrejelzések alapján 30-40 százalék közötti felhasználói aktivitást vártunk. Az első két hónap tapasztalatai ezt jelentősen felül múl ták: az indulás után 2 hónappal 402 regisztrált új felhasználó van, akiknek 84 százaléka aktív. A meghatározott KPI-ok első visszamérésére 2023 Q1-ben lesz elegendő információnk a megtartás, elkötelezettség tekintetében; de az első előzetes eredmények bizakodásra adnak okot.
Az aktivitás hatása a szervezetre:
-A Program nem igényli a HR csapattagok aktív bevonódását, így munkaidejükben más feladattal tudnak foglalkozni.
-Egyszeri fejlesztéssel hosszútávra megoldott a Preboarding szakaszban történő edutainment (szórakoztató oktatás). A jövőben új tartalmakat lehet becsatolni, illetve a meglévő tartalmakban módosításokat eszközölni.
Visszajelzések:
-Nagyon hasznos felület. Szórakoztató. Könnyebben megismerhetőek a banki folyamatok, termékek.
-Nekem kifejezetten tetszett, hogy ilyen formában lett megoldva ez az e-learning folyamat. Így kevés béreztem, hogy ez részben egy oktatási anyag, hanem egy online játéknak fogtam fel, amit örömmel teljesítettem.
ÜZLETI HATÁS
Írd le, milyen hatást gyakorol a projekt / megoldás az üzletmenetre? Milyen előnyökre tehet szert ezáltal a vállalat a piacon?
A Játékosított Preboarding Program által:
-Erősebb a munkavállalói elköteleződés: kutatások bizonyítják, hogy azoknál a vállalatoknál, ahol jól megtervezett beillesztési program működik, 50 százalékkal magasabb az új belépők megtartása. Felmérések szerint egy új kolléga toborzási folyamata 1 millió forintba kerül a munkáltató számára.
Amennyiben a Program által 50 százalékkal csökken a próbaidő alatti felmondások száma, ez jelentős megtakarítást jelent.
-Hatékonyabb az új kollégák munkavégzése: azoknál a vállalatoknál, ahol alapos az onboarding, 62 százalékkal hatékonyabb az új belépők munkavégzése.
-Csökkenthető a betanulási idő: már a belépés előtt megtörténik a tudás egy részének átadása az új belépők számára, így csökkenthető a betanulási idő. Ez optimális a munkáltató számára, hiszen hamarabb válik termelővé az új kolléga.
-A HR csapat munkaidejének egy része felszabadul, mely idő alatt más feladatokkal tudnak foglalkozni a kollégák.
-Hiteles-releváns-egyedi kezdeményezés, employer branding értékajánlatunkhoz illeszkedő megvalósítás, erősen támogatja és kihasználja a szinergiahatásokat, mely során a három külön tagbank helyett az új identitás: a Magyar Bankholdingban való közös gondolkodást, odatartozást segíti.
-A Program újszerűsége támogatja az új munkáltatói márka ismertségének építését.
Mindezen tényezők hatására külön-külön és együttesen is csökkennek a vállalat költségei . A Program nagy hangsúlyt fektet a munkavállalói élmény növelésére. Újszerűségével ráirányítja a figyelmet a jövő bankjára, melynek alappillérei a digitalizáció, a fenntarthatóság, a fiatalabb korosztályok felé nyitás mind meg is jelennek a Programban.
TANULSÁG
Mi volt a legnagyobb kihívás a projekt során? Mit csinálnátok másképp? Mi volt a legnagyobb tanulság a projektből?
Három fő kihívással kellett megküzdenünk a Program fejlesztése során:
1. Az onboarding folyamtoknál láthatunk példát a gamification alkalmazására. Azonban a preboarding szakaszban újdonságnak számít ez a fajta megközelítés. A cél ismert volt, a hogyan-t a partnerrel közösen ötletelve nekünk kellett az alapoktól kezdve kidolgoznunk.
2. A környezet, amiben elindult a fejlesztés, ötletelés speciális volt, hiszen a 3 kereskedelmi bank fúziójának elején jártunk. Egy olyan idő és értékál ló programot kellett létrehoznunk, ami a későbbiek során a fuzionált szervezetnél is megállja a helyét.
3. Olyan hasznos, edukativ, releváns tartalmat kellett kidolgozni, mely arra ösztönzi az újonnan belépő kollégákat, hogy visszatérjenek a felületre. Ugyanakkor nem tartalmaznak belsős információkat, üzleti és
banktitkokat. A legnagyobb tanulság, hogy egy szakmailag teljesen új dolgot úttörőként létre lehet hozni, ha megvan a kellő elkötelezettség és összefogás a siker érdekében.
A SIKER TITKA
Mi az az 1 megkülönböztető jegy, amitől igazán sikeres lett a projekt?
Általánosságban a gamification mint megoldás ez a megkülönböztető jegy.
Ezen belül a megoldás kivitelezése biztosítja a sikert: a teljes tartalmi és grafikai testre szabás által a felhasználó élvezetes, küldetésbe ágyazott folyamat során sajátítja el a szükséges tudást, miközben folyamatosan visszajelzést kap a teljesítményéről, illetve az előrehaladásáról is.
Szervezeti szempontból a Játékosított Preboarding által automatizáljuk a folyamatot, csökkenthetjük és központosítjuk a HR feladatokat, csökkentjük a tartalmi ismétlődéseket, mindemellett kollégáinkkal egyéni és csoportos analitikákat, riportokat is elérünk a részvevőinkről. Ez a megoldás nemcsak az alap cél ját tölti be, hanem azon túlmenően a munkáltatói márka építést szolgálja, hiszen tökéletesen alátámasztja az új és modern megoldások iránti nyitottság üzenetét is. Csatolmányként az első infografikán videóban mutatjuk be a rendszert, illetve a másodikon a főbb tartalmi adatokat.
KOMMUNIKÁCIÓ
Milyen belső és külső kommunikációs eszközöket alkalmaztatok a projekt megvalósítása során? Milyen eredménnyel? Miben és mennyiben járult hozzá a projekt sikerességéhez?
1. Belső kommunikációs eszközöket használtunk több szakaszban, több célcsoport elérésére, különböző tartalommal és céllal. Ennek elsődleges célja az volt, hogy a piacon újdonságnak számító megoldásról folyamatosan tájékoztassuk a kollégákat, illetve lehetőséget biztosítsunk nekik először kérdéseik feltevésére, majd tapasztalataik megosztására. Mivel a játékosítás és a preboarding szakaszban történő kommunikációs forma is teljesen új volt a cég életében, ezért különösen fontos volt a megértés. A következő belső kommunikációs csatornákat vettük igénybe:
– Belső kommunikációs e-mail: a fejlesztés szakaszában e-mail-en keresztül és workshopok
szervezésével a társterületekkel folyamatosan tartottuk a kapcsolatot. Itt a cél az új projekt, a célok, a sarokpontok, a programban való szerepük bemutatása volt. Fontos volt, hogy a kollégák értsék a miértet és bármikor kérdezhessenek, közösen gondolkodhassunk.
– Vezetői hírlevél: a bevezetés szakaszában vezetői hírlevélben kaptak tájékoztatást a vezetők a bevezetésre kerülő Játékosított Preboarding Program szerepéről, tartalmi felépítéséről, kiegészítő tudnivalókról.
– Nagyköveti híradó: szintén a bevezetési szakaszban a Nagyköveti csapatot kértük fel arra, hogy az általuk már tesztelt program hírét eljuttassák a kollégáknak.
– Intranet: a bevezetéssel egy időben lehetőséget biztosítottunk a kollégáknak arra, hogy kipróbálhassák a programot, első kézből tájékozódjanak, saját élményeik legyenek.
2. Külső kommunikációs eszközök: A Program újszerűnek számít a magyar HR szakmai közegben, ezért – a hírértékére alapozva – külső szakmai kommunikációt indítottunk 2022 októberében.
– Sajtóközlemény: A HR portálokat sajtóközleményben tájékoztattuk az indulásról – ennek eredménye 10 beszámoló és egy online címlapinterjú-felkérés Dobi Kitti HR-ért felelős vezérigazgató-helyettessel a HR Portálon.
– Linkedln kommunikáció: a jelenlegi és jövőbeli munkavállalók, a szakma volt a célcsoport. A posztok kivételesen magas repost-ot értek el.
AKIK NÉLKÜL NEM JÖHETETT VOLNA LÉTRE
Nevezz meg a folyamatban részt vevő kollégákat. Írd le mit tett hozzá a folyamathoz!
A program megvalósítása során szupercsapatként működtünk együtt. Az Onboarding terület köszöni a szakmai tudást, észrevételt:
-A fejlesztési szakaszban a társterületek képviselőinek : Employer branding, IT Sec, GDPR és Adatvédelem, Munka és tűzvédelem, ESG , Kommunikáció, Marketing, Toborzás, Foundation, Képzés.
-A tesztelési fázisban az MBH Nagyköveteinek, illetve a fejlesztésben is résztvevő kollégáknak.
-A bevezetés nél a Vezetői csapatnak.
-A teljes program során a Games for Businessnek.
