Jövőbe mutató szervezet digitális alapokon – MVM csoportszintű integrált új belépő program
5 perc elolvasni
2023.04.26.
MVM Energetika Zrt.
Nagyvállalat
PÁLYÁZAT CÍME:
Jövőbe mutató szervezetet építünk – digitális alapokra MVM csoportszintű integrált új belépő program
A PROJEKT RÖVID BEMUTATÁSA
Mi a pályázatban bemutatott projekt / megoldás előzménye, oka? Milyen üzleti problémát akartok / akartatok megoldani vele? Milyen szükségletek hívták elő?
– 18 000 munkavállaló,
– 1500 új belépő évente,
– 122 különálló vállalat,
– jogilag, földrajzilag és kulturálisan széttagolt szervezet,
– 10 millió ügyfél, akinek a napi energiaellátása a mi munkavállalóink helytállásától függ,
– és gyorsan változó, viharos piaci környezet.
HOGYAN TUDUNK EBBEN A SZERVEZETBEN HATÉKONYAN EGYÜTTMŰKÖDNI?
CÉLOK ISMERTETÉSE
Írd le milyen vállalati környezetben, milyen céllal, milyen elvárások mentén indult el a nevezett HR aktívitás. Amennyiben pontos célszámokat, KPI-okat (Key Performance Indicator) is meghatároztatok, írd le ezeket is!
Egységes kultúrát építünk egy erősen tagolt szervezetben – digitális alapokon! Kiemelt célcsoportunk az új belépő munkatársak.
„Digitális környezet rögtön a belépéstől
„Digitális platformok önálló használata
„Ugyanaz a támogatás és felhasználói élmény minden társaságnál
„Egy csoport -közös célok élmény biztosítása
KPI: 30 legnagyobb társaság integrálása, összes dolgozói létszám 7536-ának bevonása 5 éven belül.
MEGVALÓSÍTÁS KULCS ELEMEI, LÉPÉSEI
Írd le a HR aktivitás pontos menetét! Milyen alapgondolatok mentén zajlott a megvalósítási stratégia kialakítása? Mi volt a stratégia, amivel a fenti célokat el kívántátok érni? Milyen lépésekben zajlott a megvalósítás?
Célunk az újonnan belépőket a cégcsoport tevékenységéhez méltóan fogadjuk, integrációjuk tematikáját egységesítsük, mindenki kapjon beillesztési tervet és próbaidős célokat, a próbaidő alatti felmondások számát csökkentsük, a HR-adminisztrációt csökkentsük, a vezetői feladatokat csökkentsük.
A vállalati kultúra alakítása hosszútávú feladat.
Az új belépőknél érdemes elkezdeni az új platformok bevezetését. Őket az első pillanattól fogva egységes vállalati arculattal, folyamatokkal, rendszerekkel és információkkal fogadjuk és ezek mentén integráljuk. A szakterületeknél van a következő lépés lehetősége, mi rendszert és kereteket, jó gyakorlatot adjuk.
Első lépésben 2020-ban 22 tagvállalat számára alakítottunk ki egységes toborzási rendszert és folyamatot. Következő lépésben 2021-ben webalapú HR digitális pre- és onboarding, rendszert indítottunk: mvmesvagyok.hu. Az új munkavállaló, amint rögzítik a kiválasztást követően az SAP HCM modulba, már eléri. Ugyanebben az évben külön vezetői onboarding tartalmat hoztunk létre az új belépő vezetőknek.
2022-ben bevezettük az egységes SAP SuccessFactors alapú elearning modult, ahol az új belépők minden kötelező és ajánlott képzést elérhetnek. 2022. szeptemberére a teljes onboarding folyamatot digitalizáltuk, és a Games for Business digitális platformján keresztül minden új belépő munkatársunk képzési tervéhez automatikusan hozzárendeljük.
A folyamat lezárásaként bevezettük a SAP SuccessFactors Célkitűzés modulját, amelyben a beillesztés végén az új kollégák megkapják a saját munkahelyi céljaikat.
EREDMÉNYEK
Írd le milyen eredményeket értetek el a pályázati HR aktivitással? Milyen volt a lebonyolítás fogadtatása szervezeten belül / kívül? Amennyiben meghatároztatok előre KPI-okat, mennyire sikerült ezeket teljesíteni? Milyen hatást gyakorolt az aktivitás a szervezetre? Milyen visszajelzések érkeztek az aktivitásokkal kapcsolatban?
mvm.karierportal.hu — csoportszintű toborzási portól
Indulás: 2020. augusztus
Elérhetőség induláskor: 22 tagvállalat
Használat: 24 000 regisztrált álláskereső
mvmesvagyok.hu – HR weboldal rendszer
Indulás: 2021. április
Elérhetőség induláskor: 16 tagvállalat
Használat: 1599 regisztráció, 81 ezer letöltés
SF Leam – eleaming modul
Indulás: 2021. április
Elérhetőség induláskor: 25 tagvállalat
Használat: 6000 felhasználó, 25 000 befejezett képzés 2022-ben
iránytű – gamifikációs onboarding
Indulás: 2022. október
Elérhetőség induláskor: 34 tagvállalat
Használat: 198 regisztráció, 59 sikeres játékzárás
Cél 2023 – integrált tagvállalatok száma
Karierportál: 41
mvmesvagyok.hu: 34
SF Leam: 37
Iránytű: 37
A kitűzött KPI-okat 2023-ban elérjük. Ezzel a program nem ér véget, mert a korábbi folyamatok és sikerek alapján a felsorolt rendszerek további kiterjesztése a cél.
ÜZLETI HATÁS
Írd le, milyen hatást gyakorol a projekt / megoldás az üzletmenetre? Milyen előnyökre tehet szert ezáltal a vállalat a piacon?
A méretgazdaságosság kézzelfogható gazdasági előnnyel jár. A pályázatban felsorolt négy különböző szoftver mindegyikére igaz, hogy nagyobb felhasználói létszám esetén kedvezőbb az egy főre eső költség. A tartalomfejlesztésnél szintén fontos ugyanez a szempont. A csoporthoz tartoznak kis létszámú vállalatok is. Ezek a cégek egy magukban nem engedhetnének meg maguknak ilyen digitális platform licenszvásárlásokat és fejlesztéseket, mert nem lenne gazdaságos. Ezen a módon számukra is elérhetővé tudjuk tenni ezeket a megoldásokat.
A közvetlen pénzügyi előnyök mellett kiemelkedően fontos a céges kultúrára tett hatás. Egyszerűbb így a „közös nyelv” kialakítása a csoportban. A közös tudás és információbázis jó alapja a közös munkának. A közös tapasztalatok összehozzák az embereket, ami minden cégeken átívelő projektnél hasznos.
TANULSÁG
Mi volt a legnagyobb kihívás a projekt során? Mit csinálnátok másképp? Mi volt a legnagyobb tanulság a projektből?
Bár egy csoportba tartozó cégekről beszélünk, a folyamatok, rendszerek, szokások és a konkrét szabályok is időnként jelentősen különböznek. Az egységes informatikai háttér és a közös tartalom megteremtése komoly kihívás. Az adatvédelmi kérdések kezelése is folyamatos kihívás. Az eltérő cégkultúrák találkozása a tartalomfejlesztésnél és a folyamatok kezelésénél jelent folyamatos kihívást. Úgy kellett kiépítenünk egy preboarding és onboarding tartalmat, hogy nem tudjuk, a kolléga milyen telephelyen és körülmények között dolgozik, nem egységesek a bér és juttatási rendszerek stb. A projekt legnagyobb tanulsága az, hogy sokat kell dolgozni a helyi sajátosságok és igények figyelembe vételén, de ez megtérül: a végén minden érintett nagyon örül az új megoldásnak és hasznosnak találja azt.
A SIKER TITKA
Mi az az 1 megkülönböztető jegy, amitől igazán sikeres lett a projekt?
Hitelesség és gyakorlatorientáltság Hitelesen mutatjuk be, hogy milyen környezetben mit csinálunk. Minden témában azt mutatjuk, ami a valóságban van, rendszerezve: témák és cégek szerint csoportosítva a tartalmat. A közös alaptevékenységektől indultunk, lehetőséget adva az egyes tagvállalatoknak az egyéniségük és az egyediségük bemutatására, és további fejlesztésekre. Kiterjedt szerkesztői hálózatot építettünk, hogy minden tagvállalat a maga arculatára és tevékenységeire szabja a tartalmat, az mvm-es vagyok esetében egységes a menü-rendszer, de a tagvállalatok oldalain szabadon változtatható a tagvállalati tartalom, amíg a csoportszintű tartalom egységes és kötött, cserébe mindenki számára hozzáférhető. Folyamatosan mérjük a felhasználók véleményét és reakcióit és ezek alapján fejlesztjük a tartalmat és a rendszereket. Lépésről-lépésre haladunk, fokozatosan építünk fel egy komplex rendszert.
KOMMUNIKÁCIÓ
Milyen belső és külső kommunikációs eszközöket alkalmaztatok a projekt megvalósítása során? Milyen eredménnyel? Miben és mennyiben járult hozzá a projekt sikerességéhez?
Belső kommunikációs csatornákon reklámoztuk ezeket a HR termékeket
Intraneten: banner, megírt hírek
DM levelek – minden érintett megkapta
Oktatások – vezetőknek, rendszerhasználóknak
Szerkesztői oktatások – a platformok HR-es tartalommenedzsereinek Plakát kampány a telephelyeken
Innovátor című belső print magazinban cikkek
Bemutatkozó kisfilmek
A felületeket eleve úgy terveztük, hogy felhasználóbarátak legyenek, így is nagy gondot fordítottunk arra, hogy a kezeléshez szükséges tudás eljusson a felhasználókhoz. Mivel a célcsoport az új belépők, ezért külön hangsúlyt fordítottunk a vezetők felkészítésére, akik személyesen tudják támogatni a résztvevőket. Hangsúlyt fektetünk a felhasználókkal folytatott interakcióra: minden felületen található Help funkció, ami egyrészt segítséget nyújt a felület használatára, másrészt direkt hibabejelentésre is alkalmas. A hibabejelentéseket rövid határidőkkel kezeljük. Rendszeresen végzünk felméréseket a felhasználók között, amelyek egyrészt az elégedettséget mérik, másrészt fényt derítenek az esetleg javítandó folyamatokra, tartalmakra.
AKIK NÉLKÜL NEM JÖHETETT VOLNA LÉTRE
Nevezz meg a folyamatban részt vevő kollégákat. Írd le mit tett hozzá a folyamathoz!
Szponzorok:
Fluck Benedek, Todero Ivett
HR Stratégiai képzés – gamifikáció és e-learning koncepció és menedzsment:
Kerék László, Modori Arienn, Zsembery Luca és Németh Károly.
Stratégiai toborzás – ötletgazda és tartalommenedzsment:
Fülöp Ágnes, Sánta Erzsében, Joó Anna és Mészáros Márk.
Kommunikáció – belső kampányok, design:
Papp Katalin, Szabó Beáta, Kind! Anett, Schilling Zsófia, Jajkovitz Eszter
IT fejlesztői csapat:
Markovits György, Wittmer Szilárd, Hancsók Levente
és még sokan mások.
SUMMARY IN ENGLISH
Please write a short summary description about the most important information of the project!
Building of a futureproof organization – on digital foundations
MVM group level integrated induction program
– 18,000 employees,
– 1500 new entries per year,
– 122 separate companies,
– alegally, geographically and culturally fragmented organization,
– 10 million customers whose daily energy supply depends on the performance of our employees,
– and a rapidly changing, turbulent market environment.
HOW CAN WE COOPERATE EFFECTIVELY IN THIS ORGANIZATION?
We build a new integrated culture – on digital foundations! Our priority target group is the new employees.
– Digital environment from the moment you enter
– Independent use of digital platforms
– The same support and user experience for ail companies
– One group – common goals experience
KPIs: Integration of 30 the largest companies, involvement of 75% of all employees – in 5 years. mvm karierportalhu – group level recruitment portal
Start: August 2020
Availability at launch: 22 companies
Usage: 24,000 registered users
mvmesvagyokhu – HR website system
start: April 2021
Availability at launch: 16 companies
Usage: 1599 registrations, 81 thousand downloads
SF Leam – elearning module
start: April 2021
Availability atlaunch: 25 companies
Usage: 6,000 users, 25,000 trainings completed in 2022
Compass – gamified induction process
Start: October 2022
Availability atlaunch: 34 companies
Usage: 198 registrations, 59 successful game closures
‘Goals 2023 number of integrated companies
karrierportal hu: 41
mvmesvagyokhu: 34
SF Learn: 37
Compass: 37
